Häufige Fragen für Bevollmächtigte

Ja, die gibt's: Jeden Mittwoch informieren wir Sie in unseren kostenfreien Web-Seminaren über ... 

• erste Schritte in diesem Portal,
• alles rund um Bestellanträge und Leasingende sowie
• Tipps und Best-Practice-Beispiele für Ihre interne und externe Kommunikation.

Hier geht es zur Übersicht und Terminbuchung für alle Web-Seminare.

Bevollmächtigte sind für die Mitarbeitenden Ansprechpersonen für alle Fragen rund um JobRad^®. Außerdem verwalten sie die Bestell-Anträge, prüfen sie und geben sie frei – alles direkt hier im Portal.

Mit Hilfe des Kommunikationspakets machen sie JobRad^® außerdem bekannt, sowohl unternehmensintern als auch – wenn gewünscht – in der Öffentlichkeitsarbeit (z. B. in Stellenanzeigen).

Über den JobRad^®-Webshop: Eine Anleitung und den Link finden Sie im Kommunikationspaket für JobRad-Arbeitgeber:innen.

Tipp: Individualisieren Sie Ihre JobRad^®-Werbematerialien! Im Webshop können Sie Flyer und Poster mit Ihren Kontaktdaten, dem Logo Ihres Unternehmens und dem Link zu diesem Portal versehen.

Nach Erhalt der Übernahmebestätigung sendet Ihnen die Leasinggesellschaft (= Leasinggeber:in) die Annahmeerklärung und Dauerrechnung zu.

Der Leasingbeginn ist jeweils der Monatserste nach der Übernahme.

Die Gehaltsumwandlung sollte ab dem Monat des Leasingbeginns berücksichtigt werden (also dem Folgemonat nach der Übernahme des Rads) und ebenfalls auf 36 Monate beschränkt sein. Die Höhe der Rate wird im Überlassungsvertrag als Umwandlungsrate angegeben.

Allgemeine Infos zur Versteuerung finden Sie in der Wissens-Seite zur Dienstrad-Versteuerung. Bei steuerrechtlichen Fragen zur Gehaltsabrechnung wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.

Alle Infos dazu gibt's auf der Seite Dienstrad-Versteuerung – inklusive Beispiel-Rechnung zum geldwerten Vorteil.

So geht's dann weiter:

• Wenn der Antrag korrekt und vollständig ist, bestellen wir das Rad verbindlich im Handel.
• Im Portal wechselt der Status des Antrags dann auf „Bestellt".
• Die Leasinglaufzeit beginnt am Monatsersten, nachdem der oder die Mitarbeitende die ordnungsgemäße Übergabe des Rads bestätigt hat. Entsprechend sollte dann auch die Gehaltsumwandlung beginnen.

Grundsätzlich sollte das Portal auf allen Geräte und mit allen Browsern richtig angezeigt werden.

Wenn nicht, probieren Sie einmal, ob's klappt, wenn Sie die entsprechende Seite mit einem PC oder Laptop aufrufen, mit Google Chrome oder Mozilla Firefox als Brower. 

Klappt's immer noch nicht? Dann schauen wir uns das einmal an: Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht an support@jobrad.org.

Ja, das können Sie – vorausgesetzt, Sie haben den Antrag noch nicht freigegeben (erkennbar am Status „auf Freigabe wartend").

Löschen Sie zuerst das bereits hinterlegte Dokument und laden anschließend einfach das neue hoch.

In diesem Fall helfen wir Ihnen gern persönlich: Wenden Sie sich einfach an Ihre Ansprechperson bei JobRad^®.

Klicken Sie im Portal rechts oben auf Ihren Anmeldenamen und wählen Sie dann unter „Persönlicher Bereich" die Option „Neuer Antrag" aus.

Wichtig: Bitte registrieren Sie sich nicht zweimal.

Klicken Sie im Portal rechts oben auf Ihren Anmeldenamen und wählen Sie dann unter „Persönlicher Bereich" die Option „Meine JobRäder“.

Sie befinden sich nun in Ihrem eigenen Bereich und können im Tab „Persönliche Informationen“ Ihre Daten bearbeiten (E-Mail-Adresse, Passwort usw.).

Passwort vergessen? Kein Problem: Klicken Sie auf der Login-Seite des Portals einfach auf den entsprechenden Link.

Das geht im Portal unter „Einstellungen": Dort können Sie sowohl weitere Bevollmächtigte hinzufügen als auch Berechtigungen für Einzelne bearbeiten.

Das machen wir gern für Sie: Schreiben Sie uns Ihre Anpassungswünsche an kundeninfo@jobrad.org und nennen Sie uns dabei auch Ihren Namen und Ihr Unternehmen.

Die Anpassung wird dann als eine neue Version des individuellen Überlassungsvertrages abgespeichert.

Wichtig: Wir empfehlen Ihnen, jegliche Änderungen am Überlassungsvertrag auf Rechtssicherheit prüfen zu lassen, damit diese den gültigen arbeitsrechtlichen Anforderungen entsprechen.

Das geht im Portal unter „Einstellungen".

Tipp: Die wichtigsten Infos und Funktionen stellen wir regelmäßig im Web-Seminar JobRad Startklar vor.

Grundsätzlich werden die Bedingungen werden immer für alle Mitarbeitenden definiert, nicht für einzelne. Diese Bedingungen können Sie im Portal in den Einstellungen ändern.

Falls Sie aber jemandem z. B. ausnahmsweise ein hochwertigeres Fahrrad oder mehr Räder zugestehen möchten als in den Bedingungen vorgegeben, können Sie als Bevollmächtigte:r den Bestellantrag für diese Person stellen und so die Begrenzung umgehen.

Das kann daran liegen, dass der Antrag erst dann final zur Freigabeprüfung übermittelt wird, wenn er ...

• vollständig mit allen Dokumenten (Fachhandelsangebot und signierter Überlassungsvertrag) im Portal eingestellt ist und
• die Angaben durch Anklicken des Buttons „Antrag abschließen“ bestätigt werden.

Bitte erkundigen Sie sich bei der betreffenden Person, ob der Antrag wirklich vollständig gestellt und per Klick auf den Button abgeschlossen wurde.

Sie als Bevollmächtigte:r müssen nichts unternehmen. Bitten Sie die betroffene Person, den Schaden selbst zu melden. Dafür gibt's mehrere Optionen:

Unsere Empfehlung ist die Terminvereinbarung mit einem JobRad^®-Fachhandel in der Nähe: Der Fahrradladen erfasst den Schaden dann ordnungsgemäß und kümmert sich um die Weiterleitung an die Versicherung "assona GmbH".

Alternativ kann der oder die Mitarbeitende den Schaden auch selbst melden, bitte immer unter Angabe der Antragsnr. des Rads ("KAU-Nummer", zu finden im Portal unter „Meine JobRäder“):

• direkt hier im Portal oder
• per E-Mail an kundenservice@assona.com oder
• telefonisch unter 030 208666-24 (montags bis freitags von 8 bis 20 Uhr sowie samstags von 8 bis 16 Uhr).

Wenn die Laufzeit von 36 Monaten nicht eingehalten werden kann (Elternzeit, Kündigung, längere Krankheit, ...), kommt das sogenannte "Ausfallmanagement" ins Spiel. Alle Details dazu gibt's hier:

Infos & Optionen des Ausfallmanagements

Und so nutzen Sie das Ausfallmanagement im Portal:

• Klicken Sie auf den Tab „Anträge“.
• Wählen Sie rechts neben dem Namen einer Person die Option „Vertragsänderung/-beendigung“.
• Folgen Sie nun einfach den weiteren Schritten.

In diesem Fall kann der oder die Mitarbeitende bei Abschluss eines neuen Vertrags von uns eine Anrechnung in Höhe von 50 % der bereits gezahlten Leasingraten erhalten.

Wir schicken der betroffenen Person per Mail automatisch eine Anleitung zur Nachbestellung. Sie als Bevollmächtigte:r müssen also nichts unternehmen.

Das verbundene Unternehmen kann Ihrem Leasingrahmenvertrag einfach als Haupt-Leasingnehmer:in beitreten. Dadurch profitieren Sie von getrennter Rechnungsstellung und einer schlanken Verwaltung aller Unternehmen einer Unternehmensgruppe in einem Portal.

Gerne beraten wir Sie auch persönlich zur optimalen Vorgehensweise: Kontaktieren Sie einfach Ihre Ansprechperson.

Die Antwort darauf hat viel mit der Laufzeit von 36 Monaten zu tun – denn das kann ein Problem sein, wenn absehbar ist, dass jemand diese dreijährige Vertragslaufzeit nicht erfüllen kann.

Das ist beispielsweise der Fall für:

• Auszubildende
• Mitarbeitende in Probezeit
• befristete Beschäftigte
• Zeitarbeiter:innen
• Mini- und Midi-Jobber:innen
• Beschäftigte, die Mindestlohn erhalten
• Beschäftigte, die planen, in weniger als drei Jahren in den (Vor-)Ruhestand zu gehen oder eine längere Elternzeit oder eine berufliche Auszeit zu nehmen.

Weitere Details haben wir auf der Seite Nachteile beim Dienstrad-Leasing zusammengefasst.

Dass können Sie als Arbeitgeber:in selbst entscheiden. Es gibt also zwei Optionen:

• Option 1: Mitarbeitende dürfen mehr als ein Rad gleichzeitig beziehen. In diesem Fall können sie jederzeit einen Bestellantrag stellen (solange das Limit nicht erreicht ist).
• Option 2: Mitarbeitenden dürfen nur ein Rad gleichzeitig beziehen – oder das Limit, das Sie gesetzt haben, ist erreicht. In diesem Fall können sie erst einen Monat vor Ende der aktuellen Leasinglaufzeit einen neuen Antrag stellen, also wenn der Status des aktuellen Vertrags im Portal zu „Vertragsauflösung“ gewechselt ist. 

Tipp: Das Limit (also die Zahl der gleichzeitig pro Person zugelassenen Räder) können Sie jederzeit im Portal unter „Einstellungen" ändern.

Als Gehaltsextra können Sie Dienstrad-Leasing für Ihre Mitarbeitenden noch attraktiver machen, weil diese das Rad dann sowohl kosten- als auch steuerfrei nutzen können.

Alle Details dazu erzklären wir auf der Seite JobRad^® als Gehaltsextra. Und auf der Steuerseite finden Sie vertiefende Infos zu den steuerlichen Hintergründen.

Sie als Bevollmächtigte:r müssen nichts weiter tun:

Wir informieren Mitarbeitende automatisch per Mail über ihre Optionen und erklären ihnen auch, wie die Rückgabe abläuft.

Wichtig: Falls Mitarbeitende das Rad nicht wie vereinbart in ordnungsgemäßem und betriebssicherem Zustand zurückgeben, stellen wir notwendige Reparaturen in Rechnung. Und weil wir in keinem Vertragsverhältnis mit Ihren Mitarbeitenden stehen, senden wir diese Rechnung an Ihr Unternehmen als Leasingnehmer:in.

Sie als Bevollmächtigte:r müssen nichts weiter tun:

Wir informieren Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig vor Vertragsende per Mail über ihre Optionen und den weiteren Ablauf.

Falls sich jemand bei Ihnen angibt, auch drei Wochen vor Leasingende noch keine Mail von uns erhalten zu haben, freuen wir uns über eine Nachricht an kundeninfo@jobrad.org.

Über den Excel-Export im Portal können Sie als Bevollmächtigte:r jederzeit prüfen, welche Einzelleasing-Verträge bald auslaufen.

Leiten Sie diese Infos über auslaufende Verträge an Ihre Lohnbuchhaltung weiter, um sicherzustellen, dass die Gehaltsumwandlung und die Versteuerung des geldwerten Vorteils rechtzeitig enden. 

Wenn Mitarbeitende nicht auf unsere Mails reagieren, benachrichtigen wir Sie als Bevollmächtigte kurz vor dem jeweiligen Leasingende darüber per Mail.

Sie können die entsprechende Person dann über das bevorstehende Ende der Leasinglaufzeit informieren.

Wichtig: Wenn das Leasing schon beendet ist und uns noch immer keine Information über eine gewünschte Übernahme vorliegt, behalten wir uns vor, das entsprechende Rad vom Unternehmen (= Leasingnehmer:in) zurückzufordern.

Alle Infos dazu finden Sie hier im Portal auf der Startseite, und zwar im Tab "Überblick" des Bereichs „Alle Informationen auf einen Blick“.

Schreiben Sie uns gern eine Mail an support@jobrad.org oder rufen Sie uns an (Mo - Fr von 8 - 18 Uhr): 0761 205 515-900

Dafür gibt's das Kommunikationspaket für Arbeitgeber:innen. Hier ein paar Beispiele:

• Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über Ihr JobRad^®-Angebot.
• Nutzen Sie JobRad^® für Ihre Öffentlichkeitsarbeit und Social Media.
• Verwenden Sie dazu auch gern unser JobRad®-Logo und -Bildmaterial.
• Best Practice: So kommunizieren unsere Kund:innen über JobRad^®.

Alle Details zu unseren aktuellen Servicepaketen finden Sie im Merkblatt Servicepakete. 

Je nach Vertrag kann es sein, dass die neuen Servicepakete für Sie noch nicht gelten. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Merkblätter zu JobRad®-Inspektion und JobRad®-FullService: 

• JobRad^®-Inspektion
• JobRad^®-FullService

So geht's jeweils weiter:

• Die Leasing-Gesellschaft (= Leasinggeber:in) sendet Ihnen die Annahmeerklärung und den Einzelleasingvertrag zu.
• Im Portal wechselt der Status des entsprechenden Antrags dann auf „übergeben".
• Per Doppelklick auf den jeweiligen Antrag sehen Sie alle Vertragsdetails dazu.

Sobald Mitarbeitende die Übernahme ihres Fahrrads bestätigen, benachrichtigen wir Sie automatisch per Mail.

Sehen Sie im Portal in den Tab „Auswertungen & Reports"? Dann haben Sie hier unterschiedliche Datenfelder zur Auswahl, die Sie anhaken und dann exportieren können.

Wenn Sie den Tab nicht sehen, klicken Sie stattdessen auf der Übersicht auf den Button "Datensätze exportieren".